"Vor eurer Flexibilität müssen sogar wir den Hut ziehen."

Andreas Betz, Verwaltungsleiter Amt Hüttener Berge

Amt Hüttener Berge

Das Amt Hüttener Berge packt zu. Sein Motto: Kosten senken, Effizienz steigern. Amtsleiter Andreas Betz erzählt vom Dokumenten-Management in einer Behörde und der Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler. Eine Zusammenarbeit, die sich bezahlt macht.

Ausgangslage
Für Behörden wie unsere steigt der Druck seit einigen Jahren, so wie in den Unternehmen der freien Wirtschaft auch. Unsere Devise lautet deshalb: Kosten senken, Effizienz steigern. Im Zuge der im Jahr 2008 durchgeführten Verwaltungsfusion der Ämter Hütten und Wittensee haben wir uns entschieden, unseren Gerätefuhrpark auf Vordermann zu bringen. 

Amt Hüttener Berge

Lösung
Wir haben TA Triumph-Adler mit der Neuausstattung unseres gesamten Gerätefuhrparks beauftragt und einen TOM-Vertrag abgeschlossen. Das Tolle war: Wir hatten dabei mit der Installation der neuen Geräte so gut wie keine Arbeit. Besonders interessant ist für uns die Arbeit mit der TA Cockpit®. Diese Box wertet für uns den Fuhrpark aus: Ist da etwas kaputt? Wie viele Kopien wurden gemacht? Wer hat auf welcher Kostenstelle wie viel gedruckt? Und was hat das gekostet? Die Accounting-Box zeigt auch an, wenn bei einem Gerät der Toner zur Neige geht, und bestellt dann automatisch nach. Vorher hatten wir immer einen Tonerbestand, der nicht unbeträchtlich war. Jetzt haben wir keine Lagerprobleme mehr und der Toner kann nicht überaltern. Und wir müssen keine Kontrollgänge mehr machen, es genügt ein Blick auf die Box. Außerdem haben wir nun einen viel besseren Service mit nur einem Ansprechpartner – das macht sich einfach bezahlt.

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Ergebnis
Wir haben durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse, des EDV-Einsatzes und des Dokumenten-Managements 5,5 Stellen kompensiert. Diese 5,5 Stellen würden rund 220.000 bis 225.000 Euro jährlich kosten. Durch die Optimierung von Druck-, Kopier- und Telefonkosten sparen wir zusätzlich jährlich noch einmal 40.000 Euro. Natürlich gehen nicht alle Einsparungen auf das Konto von TA Triumph-Adler. Aber mit der Neuausstattung unseres gesamten Gerätefuhrparks konnten wir eine erhebliche Reduzierung der Kosten erreichen und gleichzeitig die Gerätequalität steigern. Wir haben mit TA Triumph-Adler den richtigen Partner für unseren Optimierungsprozess gefunden. 

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Unsere Erfolgsgeschichte: TA und Amt Hüttener Berge