"Ein Anruf genügt und der Techniker ist vor Ort."

Horst Molenaar, Geschäftsführer Johanniter Seniorenhäuser Region West, Köln

Die Johanniter – aus Liebe zum Leben.

Die Johanniter Seniorenhäuser GmbH ist der größte gemeinnützige Träger von Altenpflege in Deutschland mit 93 Einrichtungen, 7.600 Pflegeplätzen und 6.000 Mitarbeitern. Seit über zehn Jahren setzt das Unternehmen in seinem Regionalzentrum West bei allen Fragen rund ums Dokumenten-Management auf die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler.

Ausgangslage
Die Menschen, die zu uns kommen, sollen bei uns die beste Pflege und Betreuung bekommen. Kopierer und Drucker sind dabei zwar erst einmal Nebensache, aber nur solange sie funktionieren. Denn es behindert die Arbeitsprozesse enorm, wenn eine Rechnung nicht geschrieben oder eine Heimzeitung nicht gedruckt werden kann. Und unser Gerätepark war bunt zusammengewürfelt, da gab es damals schnell mal ein technisches Problem. 

Deshalb haben wir TA Triumph-Adler vor über zehn Jahren beauftragt, eine Lösung für die optimale Versorgung unserer Einrichtungen mit Druckern und Kopierern zu finden, die unseren Gerätepark ersetzt, auf individuelle Arbeitsabläufe eingeht und finanziell attraktiv ist.

Johanniter Beratung

Lösung
TA Triumph-Adler nahm die Herausforderung gern an. Die Zusammenarbeit begann mit der sofortigen Lieferung von zwei Geräten, die für den Standort Köln benötigt wurden. Im Rahmen einer genauen Analyse wurden dann alle Johanniter Seniorenhäuser der Region West besucht und die Ist-Situation vor Ort wurde analysiert. Das Ergebnis hat uns überzeugt – TA Triumph-Adler bekam den Auftrag, das für uns entwickelte Konzept umzusetzen.

Als Altenpflegeträger müssen wir natürlich auch auf die Kosteneffizienz achten. Wir wollen unsere finanziellen Mittel in erster Linie den Menschen zugutekommen lassen, die bei uns leben und arbeiten.

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„Der Service von TA Triumph-Adler war und ist für uns ein schlagendes Argument für die Zusammenarbeit“

Horst Molenaar, Geschäftsführer

Aber auch finanziell hat das Angebot von TA Triumph-Adler überzeugt. Wir haben dann in einem Kraftakt gemeinsam alle Geräte entsorgt und durch ausgewählte moderne Systeme ersetzt. Dabei haben wir auch Arbeitsabläufe überdacht und verändert. Es steht jetzt nicht mehr an jedem Arbeitsplatz ein Drucker. Wir haben leistungsfähige Geräte zentral aufgestellt und die Menge der Drucker und auch die eingesetzten Typen wesentlich reduziert. 2013 wurden alle eingesetzten Druck- und Kopiersysteme erneut ausgetauscht und der Vertrag wurde um eine Laufzeit von 72 Monaten verlängert.

Heute sind im Rahmen eines TOM-Vertrags (Total Output Management) 260 Systeme in den Einrichtungen der Johanniter Seniorenhäuser im Einsatz – mittlerweile alle zentral gesteuert von TA Cockpit®, dem webbasierten Assetmanagement-Tool von TA Triumph-Adler. Da die bundesweite IT-Organisation der Seniorenhäuser in Berlin gebündelt wird, läuft auch das Monitoring aller Geräte der Region West über das Kompetenz-Zentrum in Berlin.

Dort steht unsere zentrale Serverfarm, mit der wir über unseren IT-Dienstleister „Citrix“ per Internet verbunden sind. Wir arbeiten also bundesweit alle auf einem gemeinsamen Rechner – und auch TA-Cockpit® läuft zentral über Berlin.

Ergebnis
TA Triumph-Adler hat mit seiner Fleetmanagement-Lösung TA Cockpit® dafür gesorgt, dass unsere Mitarbeiter im Kompetenz-Zentrum in Berlin jederzeit einen Überblick über alle im Einsatz befindlichen Drucker und Kopierer haben, Störmeldungen sofort erkennen können, über eine maximale Kostentransparenz verfügen und wissen, wo welches Druckvolumen anfällt. Auch Fremdgeräte, die nicht von TA Triumph-Adler stammen, können mit TA Cockpit® überwacht werden; diese Möglichkeit wird derzeit jedoch nicht genutzt. Die Zusammenarbeit hat sich schnell eingespielt und die Prozesse laufen reibungslos.

Auch wenn alle Geräte zentral in Berlin überwacht werden – der Service in den Einrichtungen läuft auf dem kurzen Wege: Ein Anruf genügt und der Techniker ist vor Ort. Der Service von TA Triumph-Adler war und ist für uns ein schlagendes Argument für die Zusammenarbeit. Wir wollen im Dokumenten-Management einen Partner, auf den wir uns wirklich verlassen können. Zum Service von TA Triumph-Adler gehört auch, dass Toner über das TA Cockpit® automatisch nachbestellt und direkt in die betreffende Einrichtung geschickt wird – dasselbe gilt auch für Papierbestellungen. Es sind ja oft die kleinen Dinge, die den Unterschied ausmachen. TA Triumph-Adler findet individuelle Lösungen und hat für uns auch schon einen sogenannten „Plotter“ organisiert, einen Kartendrucker, den wir für unsere Mitarbeiter benötigen. So etwas gehört nicht zum eigentlichen Leistungsportfolio von TA Triumph-Adler, aber wenn wir eine Lösung brauchen, dann wird uns geholfen – und das ist ein gutes Gefühl.

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