"TA Triumph-Adler hat alle unsere Ideen erfolgreich umgesetzt."

Ralph Schröer, Abteilungsleiter Systemservice bei der KDZ Mainz

Kommunale Datenzentrale Mainz

Die Kommunale Datenzentrale Mainz (KDZ) ist der IT-Dienstleister für die Landeshauptstadt Mainz und angeschlossene Gesellschaften mit ca. 2500 Arbeitsplätzen. Sie bietet professionelle IT-Beratung für den öffentlichen Sektor, viele Mitarbeiter beschäftigen sich mit der Erarbeitung neuer IT-Lösungen für komplexe Verwaltungsstrukturen.

Ausgangslage

Die KDZ Mainz hat sich 2014 entschieden, die Bereitstellung von Druckerdienstleistungen neu auszuschreiben. Der Auftrag lautete: Mit einer individuellen Lösung soll für schnelle, reibungslose digitale Prozesse in der städtischen Verwaltung gesorgt und die Grundlage für automatisierte Abrechnungsprozesse geschaffen werden, welche in das Dokumenten-Managementsystem der Stadt Mainz integriert sind. TA Triumph-Adler erhielt nach einem europaweiten Vergabeverfahren den Zuschlag. Ein Grund dafür: „Die Bereitschaft bei TA Triumph-Adler, gemeinsam die beste Lösung für die digitalen Prozesse der KDZ Mainz zu finden“, so Schröer.

Lösung

TA Triumph-Adler tauschte 1.300 Druck- und Multifunktionssysteme an 160 Standorten aus und implementierte übergreifend TA Cockpit, das webbasierte Asset-Management- Programm, das einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionsgeräte inkl. Druckvolumen gibt. Hierbei galt es, auf die individuellen Anforderungen der einzelnen  städtischen Einrichtungen einzugehen, die z. B. nicht an dasselbe Netzwerk angeschlossen sind. Um diese erfüllen zu können, entwickelte TA Triumph-Adler die Lösung TA Cockpit weiter, mittlerweile wurde die Ergänzung als Standardfunktion „Corporate View“ in die TA Cockpit Green Lösung aufgenommen.

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Ergebnis

Nach sechs Monaten war das Ziel erreicht: Der Rollout erfolgreich abgeschlossen, alle Umstellungen durchgeführt. „Für unser Team war das ein Tag, um zu feiern. Wir haben es viel leichter: ortsunabhängig und zu jeder Zeit können Status-Meldungen abgerufen und Technikereinsätze koordiniert werden – bei einer Verteilung der Systeme auf 160 Standorte ein großer zeitlicher Gewinn. Zählerstände müssen nicht mehr manuell abgelesen werden, wir verfügen über eine exakte, transparente Abrechnung, die uns maximale Sicherheit bringt“, so Schröer. Zwei Haustechniker von TA Triumph-Adler sind durchgehend vor Ort, auch für Datenschutz ist mit der Funktion Follow2Print bestens gesorgt. „Sogar der Toner wird automatisch nachbestellt“.

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