DER PAPIERLOSEN ZUKUNFT ENTGEGEN

Der papierlosen Zukunft entgegen
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Im Amt Hüttener Berge sind Innovation und ländliche Behörde kein Widerspruch. Dank effektiver Digitalisierung werden Prozesse optimiert – und Kosten gespart.

Der Druck steigt seit einigen Jahren, so wie in der freien Wirtschaft auch. „Die Devise lautet: Kosten senken, Effizienz steigern. Wir sind verpflichtet, mit den uns zur Verfügung gestellten Geldern wirtschaftlich umzugehen“, erklärt der Amtsleiter Andreas Betz. Deshalb fusionierten Anfang 2008 das Amt Hütten und das Amt Wittensee zum Amt Hüttener Berge. Die Herausforderung besteht seitdem darin, Dokumente und Akten standortübergreifend an allen Verwaltungsstellen verfügbar zu haben.

„Ich sage immer: Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare“, dichtet Klemens Ziemann, IT-Leiter vor Ort. Seine Dokumente managt das Amt Hüttener Berge zunehmend digital. „Die Verwaltungsmitarbeiter können Anträge elektronisch annehmen, Prozesse elektronisch begleiten und Bestätigungen elektronisch erteilen“, erläutert Ziemann. „Auf diese Weise sind wir der papierlosen Verwaltung einen weiteren Schritt nähergekommen.“

Durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse werden bis zu 265.000 Euro im Jahr eingespart.

Das Amt hat sich für TA Triumph-Adler als Partner in seinem Digitalisierungsprozess entschieden und einen All-inclusive-Vertrag sowie die Implementierung des Monitoringtools TA Cockpit® vereinbart.

Amtsleiter Andreas Betz wirft einen Blick auf die Finanzen. „Die Fusion unserer beiden Ämter war eine Gelegenheit zur Optimierung unserer IT-Strukturen. Wir haben durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse, des EDV-Einsatzes und des Dokumenten-Managements 5,5 Stellen kompensiert. Diese würden rund 220.000 bis 225.000 Euro jährlich kosten. Durch die Optimierung von Druck-, Kopier- und Telefonkosten sparen wir zusätzlich jährlich noch einmal 40.000 Euro“, rechnet er. „Mit der Neuausstattung unseres gesamten Gerätefuhrparks durch TA Triumph-Adler konnten wir eine erhebliche Reduzierung der Kosten erreichen und gleichzeitig die Qualität der Systeme und der Ausdrucke steigern. Wir hatten so gut wie keine Arbeit mit der Installation und haben nun einen viel besseren Service mit nur einem Ansprechpartner – das macht sich einfach bezahlt“, ergänzt Ziemann. 

Für die Mitarbeiter im Amt ist im Dokumenten-Management vor allem Sicherheit wichtig.

Die persönlichen Daten der Bürger müssen zwingend geschützt werden. Hinzu kommt ein hoher Anspruch an Schnelligkeit, Service und Flexibilität. Und Flexibilität zeigt das Amt auch selbst bei der Betreuung seiner Bürger. Da fahren die Mitarbeiter auch mal mit einem „mobilen Büro“ in die Dörfer. „Mit unserem mobilen Büro können wir überall arbeiten“, erzählt Ziemann. Das mobile Büro ist ein Koffer, in dem sich vom Laptop über einen Scanner bis zur Kamera alles befindet, was die Mitarbeiter vor Ort brauchen. „Unsere digitale Kommunikation ist insgesamt viel einfacher und ortsunabhängiger geworden“, zeigt sich Betz begeistert.

Besonders interessant ist die Arbeit mit dem Monitoringinstrument TA Cockpit®. „Diese Software wertet für uns alle Druck- und Kopiersysteme aus: Ist etwas kaputt, wie viele Kopien wurden gemacht, welcher Bürgermeister hat auf welcher Kostenstelle wie viel gedruckt, und was hat das gekostet?“, so Ziemann. Auch die Bestellung von Verbrauchsmaterial kann das Amt über die Software automatisieren und bedarfsgerecht einstellen. Ehemals manuelle administrative Arbeitsprozesse werden damit überflüssig, und die Amtsmitarbeiter können sich wieder um die wirklich wichtigen Dinge kümmern – die Belange ihrer Bürger.