DSGVO als Chance für Unternehmen

So profitieren Sie von der neuen Datenschutzverordnung
#BusinessOptimizer #DSGVO #Effizienz #Datenschutz #Digitalisierung

Viel Zeit bleibt nicht mehr: Wer ab dem 25. Mai 2018 nicht nachweisen kann, dass die DSGVO umgesetzt ist, muss im Ernstfall mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Vorjahresumsatzes rechnen. Viele Unternehmen sind damit überfordert. Warum die Regularien der DSGVO keine teure Last, sondern eine Chance für Unternehmen darstellen, wie man die Compliance-Anforderungen in wettbewerbsrelevante Vorteile umsetzt und worin der Mehrwert eines DMS (Dokumentenmanagementsystems) besteht, das haben wir für Sie zusammengefasst:  

DSGVO: Wettbewerbsvorteil statt Kostenfaktor 

Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts IDC ergab, dass immerhin 15 Prozent der befragten Firmen angaben, ihr Unternehmen sei bereits vollständig DSGVO-konform, und weitere 41 Prozent hätten bereits vereinzelte Maßnahmen umgesetzt. Auf der anderen Seite erklärten jedoch 44 Prozent der Unternehmen, dass sie noch keine konkreten technologischen oder organisatorischen Maßnahmen zur Vorbereitung auf die DSGVO getroffen haben. Zudem wird der Datenschutz als Hindernis bei der Digitalisierung empfunden. Wir sagen: Er kann sogar Wettbewerbsvorteil sein!

Zugegeben: Die DSGVO verursacht Kosten für Unternehmen. Die Investition ist auf lange Sicht jedoch lohnend. Noch teurer wird es nämlich, das Potenzial der Grundverordnung nicht zu erkennen, die Verordnung nicht einzuhalten und das Bußgeld zu zahlen. Daten sind das intellektuelle und wirtschaftliche Kapital eines Unternehmens, sagt Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA Triumph-Adler. Seit vielen Jahren berät der Experte Kunden zu diesem Thema. Sein Leitsatz: „Eine schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit ist mittlerweile unverzichtbar.“ Denn: Wer bei der Erstellung, Weitergabe und Ablage von Dokumenten effiziente Workflows etabliert, ist deutlich wettbewerbsfähiger. Wer fortschrittliche Technologien implementiert, kann zudem nicht nur die Compliance sicherstellen, sondern auch den Kundenservice verbessern. Ein wesentlicher Treiber des Geschäftserfolgs.

Ein weiterer Aspekt ist die Optimierung der hauseigenen Prozesse. Damit die DSGVO erfolgreich umgesetzt werden kann, braucht es eine umfassende Analyse der Ist-Situation. „Der Vorteil hierbei liegt darin, Schwachstellen zu erkennen, unnötige Prozesse aufzulösen und die IT-Landschaft zu entlasten“, sagt Stammer. Das wiederum ermöglicht Unternehmen, praxisorientierte Lösungen mit minimalem Aufwand einzusetzen. Durch die Anpassung an die DSGVO liegt hier die große Chance, seine gesamten Prozesse und die IT-Landschaft gesetzeskonform, effizient und bereinigt zu gestalten. 

So geht’s: mit Datenschutz die Wettbewerbsfähigkeit steigern 

Stichwort Image: Im Fokus der DSGVO steht der Schutz personenbezogener Daten. Datenschutz und Datensicherheit können zum Wettbewerbsvorteil werden: Hier ist Vertrauen einer der Schlüsselbegriffe. Das Vertrauen von Kunden und Partnern über vorbildlichen Datenschutz zu pflegen, mag anfangs nach Investitionen und Umstrukturierungen verlangen, sichert auf lange Sicht jedoch einen klaren Vorteil im Wettbewerb. 

Neben der erhöhten Kundenzufriedenheit ist ein weiterer DSGVO-Vorteil die daraus folgende verbesserte Datenverwaltung. Wie auch TA-Experte Stammer betont, steigert diese die Effizienz und verbessert analytische Prozesse. 

Wie Dokumentenmanagement Ihnen helfen kann

Wie kann eine Server-Softwarelösungdabei helfen, Daten- und Dokumentenabläufe in Unternehmen DSGVO-wasserdicht zu gestalten? „Das DMS vereint alle Unternehmensinhalte an einem sicheren Ort und kann diese zu jedem Zeitpunkt bereitstellen“, sagt Stammer. So kann ein Unternehmen Informationen über seine Systeme und Datenverarbeitung sowie über Richtlinien und Prozesse leicht verwalten und steuern. Im Prüfungsfall muss es nämlich genau diese Angaben und Begleitdokumente effizient und verlässlich zur Verfügung stellen können. Ein DMS sorgt demnach für eine höhere Transparenz von Dokumentenprozessen im Unternehmen. Das verbessert Workflows, spart Zeit, erhöht die Produktivität und steigert wiederum die Wettbewerbsfähigkeit. Dieser Mehrwert kann auf jegliche Unternehmensprozesse wie Rechnungen, Lieferdaten, Bewerbungen etc. übertragen werden.

Die gute Nachricht: Wer dabei an hohe Kosten, personellen Aufwand und mehrtägige Mitarbeiterschulungen denkt, liegt falsch. Ein Einstiegsprodukt ist bereits für unter 10.000 Euro zu haben und schon in zwei Tagen implementierbar. Und wer sein Basispaket mit weiteren Funktionalitäten ausbauen möchte, kann auch das tun: „Wir bieten beispielsweise eine Lösung an, die sich auf Wunsch zu einem vollwertigen ECM-System ausbauen lässt." Übrigens: DMS-Systeme sind branchenunabhängig und können von allen Unternehmensgruppen genutzt werden. 

Termin verschlafen? Ab dem 25.05.2018 gilt die neue DSGVO! Wir beraten Sie in Sachen Datenschutz-Management. Hier kostenlosen Executive Brief downloaden!