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Revisionssichere Archivierung in der Cloud

So geht revisionssichere Archivierung in der Cloud

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Lesen Sie hier alles, was Sie über die digitale Archivierung von Dokumenten wissen müssen und wie Revisionssicherheit heute in der Cloud umgesetzt wird.So geht revisionssichere Archivierung in der CloudAlltag in einem mittelständischen Betrieb, Abteilung Einkauf und Lagerlogistik: Der Lieferant wurde bezahlt, nun muss die Rechnung korrekt im System abgelegt werden. Und zwar so zügig wie möglich – und am besten automatisch –, während zeitgleich eine Fälligkeitsmeldung aufploppt: Die Vorlage für das Retourenformular muss dringend angepasst werden. Derweil liegen der HR-Abteilung neue Arbeitsverträge für diverse Fachabteilungen unterschrieben vor, die jetzt an die zuständigen Führungskräfte zum Gegenzeichnen gehen sollen. Und dann trudelt auch noch eine Mailanfrage aus der Marketing-Abteilung ein: Für die Festschrift zum 50-jährigen Firmenjubiläum werden Geschichten früherer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesammelt. Ob es möglich sei, dafür Einsicht in alte Personalakten zu erhalten? Was diese kleinen Szenen aus dem Arbeitsleben veranschaulichen: Unternehmen müssen täglich eine Vielzahl von Dokumenten managen, die in rascher Folge erstellt, zur Weiterbearbeitung durchgereicht und – früher oder später – archiviert werden müssen.Dokumentenmanagement heute – digital und besserAnstelle von tonnenweise Briefpost, Häkchen auf Laufzetteln und mühsam abgetippten Reinschriften haben es die Beschäftigten in den Unternehmen dabei mittlerweile überwiegend mit Dokumenten in digitaler Form zu tun. Und die lassen sich – ein modernes, softwaregestütztes Dokumenten-Management-System (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) vorausgesetzt – oft weitaus schneller und effizienter bearbeiten als ihre analogen Vorläufer. Die Kundenanfrage kommt per E-Mail und kann anhand von Schlagwörtern unverzüglich an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Die Compliance-Vereinbarung für die neue Mitarbeiterin am anderen Standort wird als PDF zugestellt und per elektronischer Signatur unterzeichnet. Der gute alte Laufzettel ist gänzlich überflüssig, denn im Dokumenten-Management-System wird automatisch hinterlegt, wer wann an welchem Dokument gearbeitet hat. Die Digitalisierung macht eben doch vieles einfacher. Und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Denn manche Formen des Arbeitens, wie Remote Working, Homeoffice und hybride, vernetzte Teams über mehrere Standorte und Landesgrenzen hinweg, wären ohne digitale Dokumente und Workflows gar nicht denkbar geschweige denn umsetzbar.Vom Aktenkeller zur Cloud-ArchivierungUnd wenn die Bearbeitung eines digitalen Dokuments abgeschlossen ist? Wandert es ins Archiv. Wer jetzt spontan an fahrbare Aktenschränke im Keller, vollgestopft mit Kisten und Ordnern, denkt, sollte sich rasch umgewöhnen: Das digitale Archiv von heute lagert platzsparend auf Festplatten und Servern im Unternehmen oder – immer häufiger – in der Cloud. Gerade für kleinere Firmen, die weder über die nötigen IT-Fachkräfte noch über geeignete Räumlichkeiten verfügen, um eigene Dateiserver zu managen, stellt die Cloud-Archivierung eine vergleichsweise kostengünstige und ressourcenschonende Option dar. Mit einer Lösung wie zum Beispiel <a class="Hyperlink SCXW20500708 BCX9" href="https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/cloud/yuuvis-rad-as-a-service" target="_self">yuuvis® RAD as a Service</a> von TA Triumph-Adler lassen sich digitale Dokumentenprozesse einfach und effizient in die Cloud verlagern und dort auch langfristig archivieren. Die Sicherheit der gespeicherten Dokumente spielt bei yuuvis® RAD as a Service dabei eine herausragende Rolle, denn die Anforderungen an digitale Archive sind sehr hoch. Für archivierte Dokumente – ob digital oder in Papierform – gilt, dass sie jederzeit leicht wieder auffindbar sein sollten. Zumindest aber so lange, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten. Für steuerrechtlich relevante Unterlagen liegen diese zwischen sechs und zehn Jahren. Lange Zeiträume, innerhalb derer selbstverständlich auch sichergestellt sein muss, dass nicht etwa (unbemerkt) Änderungen am Original vorgenommen wurden. „Revisionssichere Archivierung“ lautet hier das Stichwort. Ein Begriff, den wir Ihnen in den folgenden Kapiteln nicht nur verständlich machen, sondern den wir auch praktisch einordnen möchten. Erfahren Sie, <ul class="BulletListStyle1 SCXW20500708 BCX9"><li class="OutlineElement Ltr SCXW20500708 BCX9">was Sie als Unternehmerin oder Unternehmer wissen müssen, um bei der Archivierung Ihrer wertvollen Dokumente „auf Nummer sicher gehen“ zu können, </li><li class="OutlineElement Ltr SCXW20500708 BCX9">wie sich die zunächst oft sehr streng erscheinenden rechtlichen Vorgaben für die Archivierung von Dokumenten praktisch in den Arbeitsalltag integrieren lassen, </li><li class="OutlineElement Ltr SCXW20500708 BCX9">wie Sie und Ihr Team konkret von Revisionssicherheit beim Dokumentenmanagement profitieren  </li><li class="OutlineElement Ltr SCXW20500708 BCX9">und warum die Cloud-Archivierung dabei eine tragende Rolle spielt.</li></ul> ➔Zum Weiterlesen: <a class="Hyperlink SCXW20500708 BCX9" href="https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/talking-future/digital-office/wie-geht-die-revisionssichere-archivierung" target="_self">Wie geht revisionssichere Archivierung</a>? Wichtige Aspekte nochmals kurz zusammengefasst.Was bedeutet Revisionssicherheit?Ganz allgemein gesprochen: Revisionssicherheit liegt dann vor, wenn gespeicherte Daten – egal ob in eine Tontafel geritzt, auf Papier geschrieben oder als Datei auf einem Server abgelegt – so aufbewahrt werden, dass die ursprüngliche Information dauerhaft erhalten bleibt und nicht nachträglich geändert werden kann. Es muss zu einem beliebigen Zeitpunkt möglich sein, die Daten vollständig und in ihrem Originalzustand zum Zeitpunkt der Speicherung einzusehen. Speziell bei Steuerprüfungen ist eine solche Wiedereinsicht relevant, aber auch bei Rechtsstreitigkeiten aller Art oder wann immer ein Vorgang aus der Vergangenheit eindeutig nachvollzogen werden soll. Daher rührt denn auch der juristische Begriff „Revision“ in diesem Zusammenhang. Es geht also um den Schutz von rechtlich bedeutenden Dokumenten vor Verlust oder gar Fälschung. Und zwar insbesondere, wenn diese Dokumente in digitaler Form verarbeitet und gespeichert werden.Archivieren und ErhaltenDass Datensätze verloren gehen oder absichtlich verändert werden und Dokumente sich fälschen lassen, das ist freilich kein neuartiges Problem des Digitalzeitalters, sondern in der Menschheitsgeschichte mindestens so alt wie die Schrift selbst. Doch die wohl größte Errungenschaft der digitalen Datenverarbeitung – Dokumente einfacher und schneller als jemals zuvor erstellen, vervielfältigen und bearbeiten zu können – birgt logischerweise auch Risiken. Nicht nur, was die Möglichkeiten betrifft, gespeicherte Inhalte im Nachhinein zu manipulieren. Auch die Haltbarkeit der meisten digitalen Medien ist begrenzt. Die eingangs erwähnten Tontafeln und Schriftstücke sind da – zumindest in der Theorie – weniger anfällig. Redewendungen wie „in Stein gemeißelt“ oder „Papier ist geduldig“ sprechen für sich. Den Ausdruck „wie auf CD-ROM gebrannt“, um Wertbeständigkeit zu unterstreichen, haben Sie sicherlich aus gutem Grund noch nie gehört.Wann ist ein digitales Archiv revisionssicher?Dass es eigener Regeln bedarf, um Vorgänge in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt weiterhin nachvollziehbar und sicher archivieren zu können, hat mittlerweile auch der Gesetzgeber erkannt. Seit 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD. Dabei handelt es sich um Richtlinien des deutschen Bundesfinanzministeriums, die die Aufbewahrung und Dokumentation von (digitalen) Geschäftsunterlagen regeln. Alle Unternehmen im Land sind, unabhängig von Branche und Größe, dazu verpflichtet, sich an diese Richtlinien zu halten. Unter anderem sehen die GoBD Aufbewahrungspflichten von sechs Jahren für übliche schriftliche Geschäftskorrespondenz (inklusive E-Mails) vor. Für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen wie Jahresabschlüsse oder Handelsbilanzen sind sogar bis zu zehn Jahre Pflicht. Um als revisionssicher zu gelten, genügt es dabei nicht, alle Dokumente entsprechend gesichert vorzuhalten. Auch der Weg dahin muss nachvollziehbar festgehalten werden. Diese Verfahrensdokumentation umfasst sämtliche vom Unternehmen zu Archivierungszwecken angewandten Techniken, einschließlich Software wie DMS und ECM-Systemen und der Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sprich: Workflows, die mit dem Dokumentenmanagement in Verbindung stehen, sind ihrerseits zu dokumentieren. Der allgemeinen Archivierungspflicht aus den GoBD stehen weitere gesetzliche Regelungen gegenüber, etwa die EU-weit gültige Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das darin enthaltene Recht einer Person auf vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten kann im Einzelfall mit den Aufbewahrungspflichten von Unternehmen in Widerspruch geraten. ➔Zum Weiterlesen: <a class="Hyperlink SCXW20500708 BCX9" href="https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/talking-future/dokumentenmanagement/dokumentensicherheit-mit-revisionssicherer-archivierung" target="_self">So machen Sie Ihr Dokumentenmanagement revisionssicher</a> Ihnen schwirrt inzwischen der Kopf? Keine Sorge, Sie müssen die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben nicht im Alleingang schaffen. Der Branchenverband der Hersteller von Dokumenten-Management-Software VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) hat mit dem sogenannten „Code of Practice“ einen umfassenden Leitfaden für den rechtssicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten erstellt, der regelmäßig aktualisiert wird. Daraus lassen sich eine Reihe von Grundsätzen ableiten, die helfen, das Prinzip der revisionssicheren Archivierung zu verstehen und in die Praxis umzusetzen. Im nachfolgenden Kapitel haben wir diese Grundsätze für Sie übersichtlich aufgelistet.Mit dem passenden ECM-System auf der sicheren Seite beim DokumentenmanagementVorweg sei gesagt, dass mit den meisten aktuellen DMS und ECM-Lösungen auf dem Markt grundsätzlich eine revisionssichere Archivierung möglich ist – auch in der Cloud. Um bei der Auswahl eines passenden ECM-Systems auf Nummer sicher zu gehen, bietet es sich an, auf anerkannte Zertifizierungen der Softwareanbieter zu achten, zum Beispiel in Form einer Bescheinigung nach <a class="Hyperlink SCXW20500708 BCX9" href="https://de.wikipedia.org/wiki/IDW_PS_880" target="_blank" rel="noopener">IDW PS 880</a><a href="https://de.wikipedia.org/wiki/IDW_PS_880" target="_blank" rel="noopener"> des Instituts für Wirtschaftsprüfer</a>. Allerdings sollten Sie sich als Entscheiderin oder Entscheider mit den Regeln und Vorgaben für Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrestriktionen und Dokumentationspflichten auf alle Fälle vertraut machen, um sicherzustellen, dass die Workflows in Ihrem Unternehmen diesen Standards auch tatsächlich entsprechen. Dabei kann es auch hilfreich sein, sich eine alte Weisheit aus der IT-Abteilung vor Augen zu führen: Die beste Software der Welt ist nutzlos, wenn ihre Anwender nicht wissen, wie sie anzuwenden ist. ➔Zum Weiterlesen: Alles, was Sie über <a class="Hyperlink SCXW20500708 BCX9" href="https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/talking-future/dokumentenmanagement" target="_self">Dokumenten-Management-Systeme</a> wissen müssen. Mit vielen weiteren praktischen Tipps, auch zum Thema Archivierung in der Cloud.10 Grundsätze fürs revisionssichere Archivieren

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Archivierung Cloud

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Alle Belege, Dokumente und Aufzeichnungen müssen gemäß der aktuell gültigen rechtlichen Vorgaben und der unternehmensinternen Compliance-Regeln ordnungsgemäß archiviert werden.

Ordnungsmäßigkeit / Compliance 

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Kein Dokument darf verloren gehen oder vor Ablauf seiner jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Maßnahmen zur Datensicherung und -wiederherstellung müssen implementiert werden, um Datenverluste zu verhindern.

Vollständigkeit und Schutz vor Verlust

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Die Identität und Echtheit der archivierten Dokumente müssen jederzeit verifiziert werden können. Es ist daher entscheidend, sicherzustellen, dass die enthaltenen Daten während ihrer gesamten Lebensdauer unverändert und authentisch bleiben.

Authentizität und Datenintegrität

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Archivierte Dokumente müssen hundertprozentig mit dem ursprünglichen Original übereinstimmen. Jede Möglichkeit zur unbemerkten nachträglichen Veränderung muss kategorisch ausgeschlossen werden können.

Schutz vor Veränderung und Verfälschung

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In einem Berechtigungskonzept ist strikt geregelt, wer wann und wie auf Dokumente zugreifen kann. Dieses Konzept ist über das ECM umzusetzen.

Nutzungsberechtigungen 

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Für jedes Dokument müssen sämtliche Prozessschritte vermerkt und lückenlos protokolliert werden. Die Archivierung sollte zum frühestmöglichen Zeitpunkt erfolgen, in einem sicheren und vertrauenswürdigen Umfeld, das vor unbefugtem Zugriff schützt.

Sicherheit des Gesamtverfahrens 

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Sämtliche Abläufe der Archivierung sowie alle möglichen Einstellungen, Änderungen und Prozesse am und im Archivsystem müssen dokumentiert werden.

Verfahrensdokumentation

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Die Struktur der Daten und Dokumente muss in sich schlüssig, alle Bearbeitungen für Außenstehende (wie etwa Finanzprüfer) müssen nachvollziehbar sein.

Nachvollziehbarkeit

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Das gesamte Verfahren der digitalen Archivierung muss – technisch wie organisatorisch – durch externe Experten jederzeit überprüfbar sein.

Prüfbarkeit

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Die Archivierungslösung sollte mit anderen Systemen und Standards kompatibel sein, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Alle Dokumente müssen über einen definierten Zeitraum hinweg verfügbar sein, selbst wenn Technologiewechsel zwischenzeitlich dazu geführt haben sollten, dass die Methodik der Datenspeicherung verändert wurde.

Interoperabilität und langfristige Verfügbarkeit

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