DURCHBLICK IM DSCHUNGEL DER DOKUMENTE - MIT ECM

Durchblick im Dschungel der Dokumente – mit ECM
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Wie Unternehmen mit Enterprise Content Management ihre Informationen in den Griff bekommen

Daten und Dokumente können sich im digitalen Zeitalter schnell zu einem unwegsamen Gebirge auftürmen, dessen Überquerung nicht nur Zeit und Nerven kostet, sondern vor allem auch Geld.

Hier hilft das Enterprise Content Management, der Informationen Herr zu werden. Der Begriff hinter dem Kürzel ECM ist vor ca. fünfzehn Jahren in den USA entstanden. Man versteht darunter definierte Prozesse, die es einem Unternehmen, einer Behörde oder einer Organisation erlauben, Informationen auf effiziente Weise zu erhalten, zu organisieren, zu speichern und auszuliefern. Man kann ECM also als eine Art integrierende Kraft verstehen.

Informationen bringen nichts, wenn sie nicht genutzt werden können. Jedes Unternehmen muss sich deshalb wichtige Fragen stellen: Wie bekommt man all die Informationen im eigenen Haus unter Kontrolle? Wie und wo archiviert man am besten die Abertausenden von E-Mails? Wo die elektronisch signierten Handelsbriefe? Und wie organisiert man steuerrelevante Daten und Personalakten? Wie überführt man unstrukturierte Informationen in ein gemeinsam und effizient nutzbares Repository?


Jeder dritte Mittelständler nutzt bereits ECM-Lösungen

ECM bietet Antworten. Denn ECM verfasst, verwaltet, steuert, gibt aus und archiviert. Die Vorteile dieser Strukturierung: Das Zusammensuchen von Informationen aus unterschiedlichen Systemen entfällt. Alles ist an zentraler Stelle auffindbar und direkt nutzbar. Automatische Verwaltung aktualisiert den Datenbestand, was wiederum in schlanke und betriebswirtschaftliche Arbeitsabläufe mündet. Noch dazu ermöglicht diese externe Erweiterung mehr Speicherplatz und Rechenleistung.

Für das Problemfeld der wachsenden und immer undurchsichtiger werdenden E-Mail-Berge bietet TA Triumph Adler eine umfangreiche Lösung zur digitalen Ablage. TA BusinessOptimizer Mail liefert ein passgenau auf die User zugeschnittenes Produkt mit einer nutzerfreundlichen und revisionssicheren Lösung. Potenzieller Ärger bei einer Betriebsprüfung aufgrund mangelnder Auskunftsfähigkeit gehört damit der Vergangenheit an.

Übrigens: Seit Anfang des Jahres gelten für E-Mails die gleichen Vorgaben bezüglich der Archivierung wie für Geschäftsbriefe und Handelsbriefe. (Der Branchenverband Bitkom hat dazu einen Leitfaden veröffentlicht. Die Vorgabe – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GoBD) – existiert bereits seit 2014. Allerdings endete die Schonfrist zur Umstellung für Unternehmen am 1. Januar 2017. 

 

Laut einer Studie im Auftrag der Bitkom nutzt bereits mehr als jeder dritte Mittelständler ECM-Lösungen. Und das quer durch alle Branchen. Die Mehrheit setzt ECM für Dokumentenmanagement ein, dicht gefolgt von Archivierung, Rechnungsbearbeitung und Email-Management. Das zeigt: Enterprise Content Management und Digitalisierung gehen Hand in Hand. Unternehmen sollten sich also, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit nicht zu gefährden, zügig um passende ECM-Lösungen kümmern.