TIPPS FÜR EINEN BESSEREN WORKFLOW

Fünf einfache Tipps für einen besseren Workflow
#Automatisierung #Arbeitswelt #Produktivität #Effizienz

Wenn Arbeitsprozesse immer wieder haken, stimmt etwas mit den Abläufen nicht. Hier finden Sie fünf Tipps, wie Sie Ihre Firma wirtschaftlicher machen.

Nie gab es in Unternehmen so viele Unterbrechungen wie heute. Hereinströmende E-Mails und ständige Telefonate halten die Angestellten von der Arbeit ab. Aber auch unübersichtliche Prozesse und schlechte Aufgabenverteilung sorgen dafür, dass der Arbeitsfluss nicht richtig anlaufen will.

Mit diesen fünf Tipps wird Ihr Unternehmen effizienter.

1 Räumen Sie auf

Viele klagen über chaotische Ordnerstrukturen auf ihrem Computer. Also räumen Sie auf, und automatisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement. Mithilfe von Enterprise-Content-Management-Systemen digitalisieren Sie Ihre Personalakten und Projektakten, organisieren Ihre Rechnungen und bearbeiten Verträge. Im Vergleich zum manuellen Dokumentenmanagement sparen Sie bis zu 70 Prozent Ihrer Zeit.

2 Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie es geht

Mitarbeiter, die ständig fragen, was genau ihre Aufgabe ist, sind schlecht geschult. Deswegen ist es wichtig, dass in Briefings festgelegt wird, wer welche Aufgaben bis wann erledigen muss. Hier lohnt es sich, Vorlagen zu erstellen für Abrechnungen oder Verträge, an denen sich Ihre Mitarbeiter orientieren.

3 Tauschen Sie Aufgaben

Wenn Aufgaben von einem Mitarbeiter zum nächsten wechseln, entsteht eine Schnittstelle, die häufig Zeit kostet. Denn der Kollege hat gerade noch anderes zu tun. Die Aufgabe bleibt liegen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter untereinander Aufgaben tauschen, je nachdem, wer von ihnen gerade Kapazitäten hat. So werden beide produktiver.

4 Behalten Sie Ihr Material im Auge

Häufig stocken Arbeitsabläufe, weil der Toner leer ist oder sich im Drucker das Papier staut. Doch dem kann man vorbeugen. Mit TA Cockpit behält man zum Beispiel im gesamten Unternehmen den Überblick über Drucker und Multifunktionssysteme. Es lassen sich Statusmeldungen abrufen, Verbrauchsmaterialien bestellen oder Technikereinsätze koordinieren.

5 Nutzen Sie Online-Tools

Auch Online-Tools können helfen, Arbeitsabläufe zu verbessern: Wiki-Blogs ermöglichen einen Wissenstransfer in Abteilungen und eignen sich gut dazu, Arbeitsschritte oder Teammeetings zu protokollieren. Immer beliebter sind auch Apps wie Trello oder Wunderlist für die Aufgaben- und Projektverwaltung. Außerdem wird immer häufiger per Skype for Business und ähnlichen Video-Tools kommuniziert.